Informando opções relativas à guias

Objetivo

Fornecer ao administrador do sistema ou usuário com permissões suficientes, a possibilidade de informar opções e regras relacionadas às guias de atendimento aos pacientes.

Definições

Quando falamos em convênios, há uma variedade de regras e opções definidas por cada convênio (ou plano de saúde) que devem ser seguidas ou levadas em consideração.

Nos convênios do "tipo: Tiss", que teoricamente são regulados pelas regras e diretrizes definidas pela ANS (Agência Nacional de Saúde), em alguns casos, podem criar suas próprias regras e orientações as quais devem ser seguidas pelos prestadores e, consequentemente, pelos sistemas informatizados de gestão e faturamento.

O "Promedico" oferece uma gama de opções para controlar o comportamento do sistema em relação às regras dos convênios.

Mesmo nos demais tipos de convênios, o hospital ou clínica pode se utilizar dessas opções para melhor gerenciar o comportamento do sistema durante a operação de baixa (pagamento) dos atendimentos feitos aos pacientes.

Obviamente, as opções abaixo só se aplicam aos convênios configurados com as "Formas de Pagamento: Guias"  ou  "Ambos", explicadas no tópico "Informando opções relativas às formas de pagamento e multiplicadores dos convênios".

Para controlar o comportamento do sistema em relação às "Guias", são disponibilizadas opções abaixo:

Passo a Passo

1. Após acessar a tela principal do cadastro de um convênio, acesse a aba "Ref. à Guia".

2. Em seguida na sessão "Opções de Guias" marque as opções desejadas conforme explicações abaixo:

. Pedir Nº da Guia:    

Quando marcada a caixa de seleção, essa opção faz com que seja obrigatório informar o nº da guia durante a baixa (pagamento) de um atendimento.   O sistema não permitirá concluir a operação sem esta informação.

De forma análoga, quando desmarcada, permite que a baixa seja feita sem informar o nº da guia.   Contudo, mesmo desmarcada, caso deseje informar o nº da guia, o usuário poderá fazê-lo normalmente (só não será obrigatório).

. Só números (Guia):    

Quando marcada, essa opção faz com que seja permitido digitar somente números ao informar o nº da guia.   Letras e outros caracteres não serão permitidos.

De forma análoga, quando desmarcada, permite a digitação de quaisquer caracteres (números, letras e outros caracteres).

. Pedir Senha:    

Assim como a opção "Pedir Nº da Guia", quando marcada, a opção "Pedir Senha" obriga o usuário a informar o nº da senha durante a baixa (pagamento) de um atendimento.   O sistema não permitirá concluir a operação sem esta informação.

De forma análoga, quando desmarcada, permite que a baixa seja feita sem informar o nº da senha.   Contudo, mesmo desmarcada, caso deseje informar o nº da senha, o usuário poderá fazê-lo normalmente (só não será obrigatório).

. Verificar Guias Repetidas:    

Quando marcada, essa opção faz com que o sistema verifique se o nº de guia digitado já existe em baixas anteriores deste mesmo convênio.  Caso localize o mesmo nº de guia, no mesmo convênio, o usuário será alertado que o a guia já existe e que não é possível informar o mesmo número novamente.

De forma análoga, quando desmarcada, permite a digitação de números de guias repetidos.

. Repetir Nº Guia na Senha:    

Essa opção está mais para uma conveniência do que para uma regra.

Quando marcada, essa opção faz com que, durante a operação de baixa, o sistema "copie" no campo "Nº da Senha" o mesmo nº de guia que acabou de ser digitado pelo usuário.

Isso pode ser útil nos casos em que o convênio adota o mesmo número para a "Guia" e "Senha", obrigando o usuário a repetir esse número nos dois campos durante a operação de baixa.  Com essa opção marcada, o sistema copia o número evitando que o usuário precise digitar duas vezes.

De forma análoga, quando desmarcada, indica ao sistema para não realizar essa cópia.

. Repetir Nº Guia na Guia da Operadora:    

Assim como a opção anterior, essa opção também está mais para uma conveniência.

Quando marcada, essa opção faz com que, durante a operação de baixa, o sistema "copie" no campo "Nº Guia da Operadora" o mesmo nº de guia que acabou de ser digitado pelo usuário.

Isso pode ser útil nos casos em que o convênio adota o mesmo número para a "Guia" e "Guia da Operadora", obrigando o usuário a repetir esse número nos dois campos durante a operação de baixa.  Com essa opção marcada, o sistema copia o número evitando que o usuário precise digitar duas vezes.

De forma análoga, quando desmarcada, indica ao sistema para não realizar essa cópia.

. Obrigar Preenchimento do Nº da Guia Operadora:    

Seguindo o mesmo raciocínio da opção "Pedir Nº da Guia", quando marcada esta caixa de seleção, faz com que seja obrigatório informar o "nº da Guia da Operadora" durante a baixa de um atendimento.   O sistema não permitirá concluir a operação sem esta informação.

De forma análoga, quando desmarcada, permite que a baixa seja feita sem informar o nº da Guia da Operadora.   Contudo, mesmo desmarcada, caso deseje, o usuário poderá digitar o número da Guia da Operadora normalmente (só não será obrigatório).

3. Na aba "Baixa", selecione a opção correspondente ao "Tipo de Saída" padrão (default) que o sistema deverá pré-carregar durante a operação de baixa (pagamento).

Esta opção é útil para evitar que o usuário precise ficar escolhendo a opção mais usual todas as vezes que estiver realizando uma baixa de guia no sistema.

Na maioria dos casos, há sempre um tipo de saída que é utilizado com bastante frequência, então, definindo este tipo aqui, o sistema sempre irá trazer o mesmo no momento em que o usuário estiver realizando a baixa.

4. Na aba "Impressão", selecione a opção correspondente ao formato do deflator que será impressão no campo 45 da guia SADT.   As opções são "Decimal" ou "Percentual".

Alguns convênios exigem que este campo seja impresso na guia no formato decimal, por exemplo, 1.00, como no exemplo da imagem abaixo:

Outros exigem que seja impresso no formato percentual, por exemplo, 100%, como na imagem abaixo:

5. Na sessão "Mínimo de Dígitos", deve ser configurado qual a quantidade mínima de dígitos para os campos "Nº da Guia" e "Nº da Senha" o usuário deverá informar durante a operação de Baixa das guias.

Isso é útil quando o convênio disponibiliza uma numeração controlada para suas guias de autorizações, contendo uma determinada quantidade de dígitos específica.

Informando essa quantidade mínima de dígitos ajuda a evitar que o usuário digite uma numeração menor do que a esperada pelo convênio, ocasionando um erro na cobrança dessa guia pelo depto. de faturamento do hospital ou clínica.

6. Na sessão "Gerar Número de Guia Automaticamente", é possível configurar se o sistema deverá gerar automaticamente os números de guias ao efetuar uma baixa.

Alguns convênios disponibilizam suas guias já devidamente numeradas, porém, outros não fornecem as guias pré-numeradas, sendo que a numeração deve ser gerada pelo próprio prestador.

Nestes casos, é interessante utilizar o recurso de numeração automática a fim de facilitar o sequenciamento correto desta numeração.

É possível ainda configurar se o sistema deverá - ou não - gerar a numeração automática separadamente por tipo de atendimento, que pode ser "Ambulatório", "Internação" ou "Pronto Atendimento".

Selecione "Sim" ou "Não" para cada tipo de atendimento (Ambulatório, Internação e/ou Pronto Atendimento) e informe a numeração inicial a partir da qual as guias deverão ser numeradas.

7. Na sessão "Pedir Plano"

7. Na sessão "Indicação Clínica na Baixa", deve-se indicar ao sistema se deverá solicitar que o usuário preencha o campo "Indicação Clínica" durante a operação de baixa da guia.

Alguns convênios podem exigir que esse dado seja informado na guia gerada pelo sistema, então, ao marcar a opção "Sim" neste campo, o sistema irá solicitar ao usuário que preencha o campo correspondente durante a baixa da guia.

8. Além da aba "Ref. à Guia", há outras configurações referentes às guias que merecem atenção.

Uma delas é a aba "Configurações Adicionais".

Para acessá-la, clique algumas vezes na setinha à direita, para avançar pelas abas até que a aba "Configurações Adicionais" fique visível.

Clique nela para mostrar seu conteúdo.

Na caixa de seleção "Ajustar Data dos Procedimentos conforme Data da Guia no Ambulatório" pode-se configurar se deseja que o sistema altere a data de lançamento dos procedimentos de acordo com a data da guia informada durante a operação de baixa.

Marcando essa caixa de seleção, caso a data da guia seja POSTERIOR à data dos lançamentos, significa dizer que a guia foi autorizada APÓS a data de atendimento do paciente.

Alguns convênios não aceitam este tipo de situação e, portanto, é necessário que a data de lançamento desses atendimentos sejam ajustadas para ficarem na mesma data da guia.

Por outro lado, caso a data da guia seja ANTERIOR à data dos lançamentos, não é necessário ajustes nas datas e, portanto, o sistema não fará nada.

Esse mesmo comportamento é adotado quando a caixa de seleção é desmarcada.

9. Na parte inferior da janela principal de cadastro de convênios, também há outras configurações relativas às guias que devem ser verificadas, conforme a seguir:

Na aba "Tiss/WS":

A) Gerar Guia de SADT mesmo se não houver exame/procedimento:    

Em alguns casos, quando o paciente recebe atendimentos em ambulatório que não geram cobrança de consultas, exames e/ou procedimentos, como por exemplo, quando o paciente vai ao Pronto Atendimento apenas para receber medicações, alguns convênios exigem que seja gerada a guia SADT juntamente com a guia de Outras Despesas.

Nesses casos, é necessário dizer ao sistema para que gere a guia SADT, mesmo não sendo usual para a maioria dos convênios.

Para tanto, deve-se acessar a aba "Tiss/WS" (na parte inferior da tela), e marcar a caixa de seleção correspondente, conforme destacado com a letra "A" na imagem abaixo.

De forma análoga, quando desmarcada, faz com que o sistema não gere a guia SADT.

B) Qtde máxima de procedimentos por guia:    

Alguns convênios exigem que, ao imprimir a guia SADT, sejam relacionadas no quadro "Dados da Execução / Procedimentos e Exames Realizados", no máximo, 10 linhas de procedimentos em cada página.   Para configurar a quantidade de procedimentos que serão impressos em cada página, deve-se especificar essa quantidade nesse campo.

Para tanto, ao acessar a aba "Tiss/WS" (na parte inferior da tela), informe a quantidade desejada no campo destacado com a letra "B" na imagem abaixo.

Caso seja deixado em branco, ou informada a quantidade "zero", o sistema irá imprimir quantas linhas forem possíveis.

C) Matrícula do Solicitante:    

Alguns convênios exigem que, ao imprimir a guia SADT, no quadro "Dados do Solicitante", campo "13-Código na Operadora", caso o médico solicitante seja credenciado ao convênio, seja impressa a matrícula do mesmo.

Caso o médico não seja credenciado, então deve-se imprimir o número do conselho regional do médico solicitante.

Para esse caso, deve-se marcar a opção "Automático" nesse quadro, destacado com a letra "C" na imagem abaixo.

Outros convênios pedem que, independentemente de credenciamento, seja sempre impresso o número do conselho regional do médico solicitante.

Para tanto, deve-se marcar a opção "CRM".

10. Por fim, além da aba "Tiss/WS" comentada acima, temos também a aba "Tiss Impressão" que abriga diversas configurações relacionadas à impressão das guias de faturamento.  São elas:

Na aba "Tiss Impressão":

A) TISS (versão da plataforma Tiss):    

Esta opção informa ao sistema qual é a versão do Tiss que o convênio está utilizando.  Atualmente, todos os convênios já migraram para a versão 3.x do padrão Tiss.

Basta clicar na opção que represente a versão correspondente ao convênio selecionado.

B) Impressão Pres.:    

Informa ao sistema se deverá imprimir a matrícula ou CNPJ do prestador nas guias (Resumo de Internação, Outras Despesas, Honorário Individual e SADT).

A seguir exemplos das guias e respectivas imagens indicativas:

C) Ordenação (Resumo):    

Esta opção se restringe especificamente à guia "Resumo de Internação" e informa ao sistema qual deverá ser a ordenação dos procedimentos listados no quadro "Procedimentos e Exames Realizados".

Habitualmente, a ordem exigida pelos convênios é "Data → Horário → Porte Cirúrgico".

Caso necessite, pode-se selecionar uma das outras opções dependendo de como o convênio solicitar.

E) Outras Despesas:    

Esta opção se restringe especificamente à guia "Outras Despesas" e informa ao sistema se deverá separar as guias conforme os prestadores presentes na fatura, ou seja, gerar uma guia para cada prestador, com suas respectivas despesas, ou se será impressa apenas uma única guia contendo todas as despesas da conta.

G) Sobrepor Códigos de Mat/Med:    

Esta opção também se restringe especificamente à guia "Outras Despesas" e informa ao sistema se deverá substituir os códigos oficiais dos materiais, medicamentos/soluções e órteses/próteses por códigos fixos definidos pelo convênio, ou seja, ao invés do sistema gerar a guia de Outras Despesas listando cada item com seu respectivo código oficial oriundo da tabela de preços, o sistema irá substituir esses códigos por outros que serão sempre os mesmos dependendo do tipo de item a ser impresso (para materiais, será sempre um mesmo código, para medicamentos/soluções será outro código fixo e para órteses/próteses será outro).

Ainda há o campo para se especificar o código oficial de domínio da tabela de Pacotes.   Geralmente esse código é sempre "98".  Caso algum convênio exija um código diferente, pode-se especificá-lo ali para que o sistema faça a substituição durante a impressão da guia.

H) Agrupar Procedimentos com o mesmo código no Tiss:    

Esta opção está relacionada à guia "SADT".   Foi criada para controlar o comportamento do sistema quanto à impressão dos procedimentos realizados, quando dois ou mais deles possuem o mesmo código oficial.

Alguns convênios não permitem que sejam repetidos procedimentos de mesmo código na impressão da guia, então, necessitamos agrupar todos os procedimentos com o mesmo código e gerar somente uma linha de impressão para cada grupo.

Por exemplo: 

Um paciente realiza dois ou mais exames de raios-x de articulações.   Neste caso, todos os exames possuem o mesmo código oficial e o comum seria gerar uma linha para cada procedimento:  Para isso deixe a caixa de seleção desmarcada.

Caso o convênio solicite que se agrupe todos esses exames em uma única linha de impressão, então deve-se marcar a caixa de seleção para que o sistema adote esse comportamento.

Veja na imagem abaixo uma visão geral das opções da aba "Tiss Impressão" descritas:

11. Clique no botão "Gravar" para concluir a operação e voltar para a tela principal de convênios.

. Pesquisar o cadastro de um convênio.

. Incluir um novo convênio.

. Alterar o cadastro de um convênio.

. Preenchendo dados cadastrais do convênio.

. Inserindo / alterando a logomarca do convênio no cadastro.

. Preenchendo dados complementares do convênio.

. Preenchendo dados relativos ao contrato de prestação de serviço entre o hospital/clínica e o convênio.

. Informando o tipo de convênio.

. Informando opções relativas à guias.

. Informando opções relativas às formas de pagamento e multiplicadores dos convênios.

. Preenchendo os percentuais referentes ao grau de participação dos médicos durante os atos cirúrgicos.

. Preenchendo os percentuais referentes à remuneração das Taxas de Sala de mesma via e/ou vias diferentes.

. Configurando percentuais de acréscimo e faixas de horários especiais dos convênios.

. Informando opções relativas às Consultas Médicas.

. Informando as tabelas de valores dos honorários.

. Informando a tabela de valores das diárias e taxas.

. Informando as tabelas de valores e outras opções relativas aos Mat/Med.

. Informando as tabelas de valores dos Medicamentos, Materiais, Materiais Descartáveis, Órteses e Próteses, Dietas/Nutrição, Soluções.

. Informando valor de filme, CH's e outros.

. Informando opções relativas às internações hospitalares.

. Informando opções relativas à matrícula do paciente (carteirinha do plano).

. Informando opções relativas ao padrão "Tiss" e às autorizações via "webservice".

. Informando opções relativas à geração do arquivo XML para cobrança de faturamento.